Heinz Bayer - Eigenaar Bäckerei & Café Bayer GmbH

Bäckerei Bayer is een familiebedrijf met een duidelijke focus op de eindklant. Naast de verkoop in de winkels is de bakkerij met zeven voertuigen actief in de mobiele en stationaire directe verkoop op 15 locaties, aangevuld met twee voertuigen voor de verkoop van snacks aan zakelijke klanten. In dit interview vertelt eigenaar Heinz Bayer hoe hij de retourstroom merkbaar heeft verlaagd zonder de omzet uit het oog te verliezen, en waarom de nauwe samenwerking met de klantenservice van foodforecast voor hem het cruciale verschil maakt.

Stel jullie bedrijf eens voor.

„Wij zijn een klein familiebedrijf waarbij het directe contact met de eindklant centraal staat. Naast de verkoop in onze winkels zijn we met zeven voertuigen onderweg voor de mobiele en stationaire directe verkoop, op in totaal 15 locaties. Daarnaast hebben we twee voertuigen waarmee we zakelijke klanten van snacks voorzien."

Met welke uitdagingen hadden jullie oorspronkelijk te maken?

„Onze grootste uitdaging was het plaatsen van de juiste bestellingen voor elke individuele verkooplocatie, of het nu ging om een vaste winkel of een mobiel verkooppunt. Vooral het berekenen van dagacties was lastig. Omdat de bestellingen door het personeel ter plaatse niet goed verliepen, heb ik de bestellingen tijdelijk zelf op me genomen. Daarnaast moesten we de snacks voor onze voertuigen centraal in de bakkerij produceren en de vraag nauwkeurig voorspellen – en dat alles zo vers mogelijk."

Met welke doelstelling zijn jullie bij foodforecast terechtgekomen?

„We zochten ondersteuning bij het bestelproces en wilden vooral de tijd die dat kostte verminderen."

Wat is er sinds de invoering van foodforecast bij jullie veranderd?

„Inmiddels maken 10 van onze locaties gebruik van foodforecast, inclusief de mobiele verkoopwagens. We hebben een streefcijfer voor retouren van 15% vastgesteld. We voeren onze verkoopcijfers van de afgelopen maanden in en foodforecast berekent op basis daarvan de bestelhoeveelheden. De vermindering van de retouren verliep snel; samen met onze klantadviseur mevrouw Arndt hebben we vervolgens het optimale evenwicht tussen minder retouren en meer omzet gevonden. Ook onze snacks worden inmiddels meegenomen in de prognoses. Je moet je in het begin even verdiepen in foodforecast om de juiste instellingen te vinden, maar dat is het dubbel en dwars waard geweest."

Wat is voor jullie de grootste meerwaarde van de software?

„De grootste meerwaarde is voor ons zonder twijfel de vermindering van de retouren."

Zijn er bijzonderheden in jullie productie waar foodforecast rekening mee houdt?

„Onze snacks zijn een bijzonderheid: hier moesten we samen met mevrouw Arndt eerst de juiste instellingen vinden om de prognoses goed te laten werken, maar inmiddels loopt dat prima. Hoogwaardige, kostbare producten zoals luxe broodjes zijn een ander aandachtspunt: hier is de meerwaarde van foodforecast extra groot, omdat retouren van deze artikelen extra pijnlijk zijn. Hetzelfde geldt voor broden met een langere baktijd. Uitdagend wordt het wanneer een voertuig plotseling uitvalt, wat bij ons wel eens gebeurt als bijvoorbeeld een chauffeur ziek is en twee routes moeten worden samengevoegd."

Communiceren jullie de samenwerking met foodforecast ook naar je klanten?

„Niet direct, we posten dit bijvoorbeeld niet op social media. Ik denk echter dat het in principe zinvol zou zijn om er opener over te zijn – stickers op de toonbank die hiernaar verwijzen zouden bijvoorbeeld een goed idee zijn. Onze samenwerking met Too Good To Go communiceren we daarentegen actiever, omdat dat direct aan de klant wordt verkocht. Juist op het gebied van duurzaamheid is het goed om een antwoord klaar te hebben als een product een keer niet beschikbaar is."

Zou je foodforecast aanbevelen?

„Ja, absoluut. Ik ben niet actief in een officiële werkgroep, maar ik praat open met mijn collega's over dit onderwerp en beveel foodforecast daar ook aan."

Zijn jullie door foodforecast duurzamer geworden?

„Ja, we zijn duurzamer geworden: minder energieverbruik, minder werktijd en minder verspilling van grondstoffen door minder retouren – dat is geweldig."

Hoe hebben jullie kerncijfers zich ontwikkeld?

„Om maar meteen met de deur in huis te vallen: de besparing die we realiseren door het gebruik van foodforecast is aanzienlijk hoger dan de kosten. Foodforecast verdient zichzelf terug. Concreet zijn de kerncijfers als volgt veranderd: de omzet is gestegen – het verkoopvolume in aantallen is met ongeveer 12% toegenomen. De retourstroom is met 11% gedaald. Waar ons retourpercentage vorig jaar nog op 21% lag, ligt dit nu door het gebruik van foodforecast op 18,7%. Een duidelijke verbetering."

Hoe was de feedback van de medewerkers op de introductie?

„In het begin was er zeker weerstand. Zinnen als 'Dat werkt toch niet' waren te horen. Zodra je de medewerkers echter de data en cijfers laat zien, worden ze rustiger – geen enkele medewerker kan zo snel rekenen als het systeem. Het is belangrijk om de medewerkers vanaf het begin erbij te betrekken. Nieuwe medewerkers zijn vaak makkelijker te overtuigen, terwijl ervaren medewerkers het systeem meestal sneller begrijpen."

Heb je nog suggesties voor verbetering of wensen voor de toekomst?

„Ik zou graag zien dat sneeuwvoorspellingen nog beter in de prognoses worden meegenomen. Voor een zeer goed resultaat is het belangrijk dat een medewerker op locatie zich intensief bezighoudt met de integratie van de prognosesoftware van foodforecast; daar moet je rekening mee houden. De klantenservice van foodforecast is uitstekend, maar er is wel iemand nodig die de optimalisatievoorstellen in de bakkerij ook daadwerkelijk uitvoert.”

‍