Organisation des achats

Qu'est-ce qu'une organisation d'achats ?

Mourez Organisation des achats est un élément central de chaque entreprise et est responsable de Achats de biens et de services. Cela comprend la planification, la gestion et le suivi de toutes les activités nécessaires pour fournir de manière fiable des matériaux et des services à une entreprise.

En fonction de la structure de l'entreprise, l'organisation des achats peut :

• centralisé,
• décentralisée ou
• que modèle hybride être organisé.

Une organisation des achats bien structurée contribue de manière significative à compétitivité, Optimisation des coûts et rentabilité entrepreneuriale à.

Les processus dans l'organisation des achats : le processus type

Les processus d'achat suivent généralement une structure fixe, divisée en sept étapes centrales :

1. Evaluation des besoins

Identification des besoins en matériaux ou en services, souvent sur la base de plans de production, d'inventaires et de prévisions de marché.

2. Étude de marché sur les achats

Analyse des marchés pertinents pour identifier les fournisseurs appropriés et évaluer les niveaux de prix, la qualité, la fiabilité et les conditions.

3. Demande de renseignements et demande d'offre

Obtenir des offres, négocier les prix et revoir les conditions contractuelles.

4. Traitement des commandes

Préparation et expédition de la commande, y compris le suivi des délais et la communication avec les fournisseurs.

5. Réception et inspection des marchandises

Inspection de la quantité et de la qualité des marchandises livrées ainsi que de la documentation dans l'ERP ou le système de gestion des stocks.

6. Audit et paiement

Rapprochement de la commande, de la livraison et de la facture ainsi que paiement dans les délais conformément aux conditions convenues.

Qu'est-ce qui est important dans l'organisation des achats ?

Les aspects suivants sont déterminants pour une organisation des achats fonctionnelle et orientée stratégiquement :

• contrôle des coûts: Les coûts d'approvisionnement peuvent être réduits grâce à des négociations ciblées et à la sélection des fournisseurs.
• Assurance qualité: Seuls les matériaux et services répondant aux normes internes doivent être achetés.
• gestion des fournisseurs: Des relations à long terme avec des fournisseurs fiables garantissent l'approvisionnement et favorisent la sécurité de la planification.
• gestion des risques: Identifier et minimiser les éventuelles perturbations de la chaîne d'approvisionnement à un stade précoce, par exemple en diversifiant les fournisseurs.
• Conformité et réglementation: Conformité aux exigences légales, écologiques et internes, par exemple en matière de durabilité et de conditions de travail.

Facteurs de réussite : que devez-vous prendre en compte lors de l'achat ?

Une organisation d'achat moderne doit penser de manière stratégique et agir de manière efficace sur le plan opérationnel. Les éléments suivants sont déterminants pour réussir :

• Harmonisation avec les objectifs de l'entreprise: Les achats doivent contribuer à la stratégie globale, que ce soit par la réduction des coûts, la durabilité ou la promotion de l'innovation.
• Connaissance du marché et compétences analytiques: Seuls ceux qui connaissent l'évolution des prix, les tendances des fournisseurs et les influences mondiales peuvent prendre des décisions fondées.
• Transparence et documentation: Des processus clairs et des décisions compréhensibles renforcent la confiance et garantissent la conformité.
• Flexibilité et réactivité: Les marchés évoluent : une bonne organisation des achats réagit rapidement et efficacement.
• Durabilité et responsabilité sociale: Les matériaux respectueux de l'environnement et les chaînes d'approvisionnement équitables constituent des avantages concurrentiels de plus en plus importants.

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