Organisation des achats

Qu'est-ce qu'une organisation d'achat ?

L'organisation d'achat est un élément central de toute entreprise et est responsable de l'achat de biens et de services. Elle comprend la planification, le contrôle et la surveillance de toutes les activités nécessaires à l'approvisionnement fiable d'une entreprise en articles et services.

Selon la structure de l'entreprise, l'organisation d'achat peut :

• centralisé,
• décentralisé ou
• être organisé comme un modèle hybride.

Une organisation d'achat bien structurée contribue de manière significative à la compétitivité, à l 'optimisation des coûts et à la rentabilité de l'entreprise.

Processus dans l'organisation des achats : le déroulement typique

Les procédures dans le domaine des achats suivent généralement une structure fixe qui s'articule autour de sept étapes centrales du processus :

1. évaluation des besoins

Identification des besoins en matériaux ou en services - souvent basée sur les plans de production, les stocks et les prévisions de marché.

2. étude du marché de l'approvisionnement

Analyse des marchés pertinents pour identifier les fournisseurs appropriés et évaluer le niveau des prix, la qualité, la fiabilité et les conditions.

3. demande de renseignements et d'offres

Obtenir des offres, négocier les prix et vérifier les conditions contractuelles.

4. traitement des commandes

Création et envoi de la commande, y compris le suivi des délais et la communication avec les fournisseurs.

5. réception et contrôle des marchandises

Contrôle de la quantité et de la qualité des marchandises livrées et documentation dans le système ERP ou de gestion des stocks.

6. vérification des comptes et paiement

Comparaison de la commande, de la livraison et de la facture et paiement dans les délais conformément aux conditions convenues.

Qu'est-ce qui est important dans l'organisation des achats ?

Les aspects suivants sont décisifs pour une organisation d'achat fonctionnelle et stratégiquement orientée :

• Contrôle des coûts: les coûts d'approvisionnement peuvent être réduits grâce à des négociations ciblées et à la sélection des fournisseurs.
• Assurance qualité: seuls les matériaux et les services qui répondent aux normes internes devraient être achetés.
• Gestion des fournisseurs: les relations à long terme avec des fournisseurs fiables garantissent l'approvisionnement et favorisent la sécurité de la planification.
• Gestion des risques: identifier et minimiser à un stade précoce les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement, par exemple en diversifiant les fournisseurs.
• Conformité et réglementation: respect des exigences légales, environnementales et internes, par exemple en matière de développement durable et de conditions de travail.

Les facteurs de réussite : A quoi faut-il faire attention lors de l'achat ?

Une organisation d'achat moderne doit penser de manière stratégique et agir de manière efficace sur le plan opérationnel. Les facteurs décisifs pour le succès sont

• Alignement sur les objectifs de l'entreprise: les achats doivent contribuer à la stratégie globale, que ce soit par la réduction des coûts, la durabilité ou la promotion de l'innovation.
• Connaissance du marché et capacité d'analyse: seules les personnes qui connaissent l'évolution des prix, les tendances des fournisseurs et les influences globales peuvent prendre des décisions fondées.
• Transparence et documentation: des processus clairs et des décisions compréhensibles renforcent la confiance et garantissent la conformité.
• Flexibilité et réactivité: les marchés évoluent - une bonne organisation des achats réagit rapidement et de manière ciblée.
• Durabilité et responsabilité sociale: les matériaux respectueux de l'environnement et les chaînes d'approvisionnement équitables constituent de plus en plus des avantages concurrentiels.