Organisation des achats

Qu'est-ce qu'une organisation d'achat ?

L'organisation d'achats est un élément central d'une entreprise, responsable de l'approvisionnement en biens et services. Elle comprend la structuration et le contrôle de toutes les activités nécessaires pour fournir à l'entreprise les articles et les services dont elle a besoin. Cela inclut la planification, le contrôle et la surveillance des processus d'approvisionnement. En fonction de la taille et de la structure de l'entreprise, l'organisation des achats peut être centralisée, décentralisée ou avoir une forme mixte. Une organisation d'achat efficace contribue de manière décisive à la compétitivité et à la rentabilité d'une entreprise.

Quels sont les processus d'achat ?

Dans le domaine des achats, il existe différents processus qui se déroulent typiquement en plusieurs étapes :

Étape 1 - L'évaluation des besoins : Identifier les besoins en matériaux ou en services et prévoir les besoins futurs sur la base des plans de production et des analyses de marché.

Étape 2 - L'étude du marché de l'approvisionnement : analyse des marchés afin de trouver des fournisseurs appropriés et de comprendre les conditions du marché. De plus, évaluation et sélection des fournisseurs basées sur le prix, la qualité et la fiabilité.

Étape 3 - Demande de renseignements et d'offres: envoi de demandes de renseignements aux fournisseurs potentiels et demande d'offres. Négocier ensuite les prix, les conditions de livraison et les détails du contrat.

Étape 4 - Traitement des commandes : création et envoi des commandes aux fournisseurs sélectionnés. Suivi de l'état des commandes et garantie de la livraison dans les délais.

Étape 5 - Réception et vérification des marchandises : réception des marchandises livrées, vérification de la qualité et de la quantité et enregistrement des marchandises livrées dans les systèmes d'inventaire et de comptabilité.

Étape 7 - Vérification des factures et paiement : vérification des factures des fournisseurs et comparaison avec les commandes et les documents de livraison. Pour terminer, effectuer les paiements conformément aux conditions convenues.

Qu'est-ce qui est important lors de l'achat ?

En matière d'achats, plusieurs facteurs sont déterminants pour garantir le succès de l'organisation des achats:

Contrôle des coûts: optimisation des coûts d'approvisionnement par la négociation des prix et la sélection de fournisseurs rentables.
Assurance qualité: s'assurer que les matériaux et services achetés répondent aux normes de qualité requises.
Gestion des fournisseurs: établir et maintenir des relations à long terme avec des fournisseurs fiables afin d'assurer la continuité et la fiabilité des livraisons.
Gestion des risques: identifier et réduire les risques dans la chaîne d'approvisionnement, par exemple en diversifiant la base de fournisseurs.
Conformité réglementaire: s'assurer que toutes les activités d'approvisionnement sont conformes aux exigences légales et internes de l'entreprise.

À quoi faut-il faire attention lors de l'achat ?

En matière d'achat, différents aspects doivent être pris en compte afin de maximiser l'efficacité et l'efficience des processus d'achat. Un service d'achat bien organisé n'est pas seulement un facteur de coût, mais peut créer une valeur ajoutée considérable pour l'entreprise grâce à un approvisionnement stratégique et des processus efficaces.

C'est pourquoi les achats doivent d'abord être alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, par exemple la réduction des coûts, la promotion de l'innovation ou la durabilité. En outre, une connaissance approfondie des marchés, de l'évolution des prix et du paysage des fournisseurs est essentielle pour pouvoir prendre des décisions fondées. Une documentation claire et des processus transparents aident ensuite à comprendre les décisions et à garantir la conformité. De même, les achats doivent être suffisamment flexibles pour pouvoir réagir aux changements du marché et aux événements imprévus. Il ne faut pas non plus négliger les aspects écologiques et sociaux de la chaîne d'approvisionnement, par exemple en choisissant des matériaux respectueux de l'environnement ou des conditions de travail équitables.